Домой
Меню
/
/
Социальные сети
Телефон
/
/
Напишите нам!
Расскажите о своей задаче или задайте вопрос, мы постараемся связаться с вами оперативно:
Защита персональных данных сотрудников и клиентов
Как компании в Узбекистане организовать обработку и хранение персональных данных сотрудников и клиентов
Почему защита персональных данных важна для компании?
В повседневной работе компании обрабатывают большое количество сведений о физических лицах. К ним могут относиться контактные данные клиентов, информация о сотрудниках, сведения из кадровых документов, данные для оформления заказов и другая информация, позволяющая идентифицировать человека.
Такие данные используются для заключения договоров, расчёта заработной платы, обслуживания клиентов и выполнения других бизнес-процессов. Однако их сбор и хранение требуют надлежащей организации.
Недостаточный контроль доступа, передача информации посторонним лицам или хранение документов в незащищённых местах могут создавать юридические, финансовые и репутационные риски.
Какие данные обрабатывает бизнес?
В зависимости от деятельности компании это могут быть:
В повседневной работе компании обрабатывают большое количество сведений о физических лицах. К ним могут относиться контактные данные клиентов, информация о сотрудниках, сведения из кадровых документов, данные для оформления заказов и другая информация, позволяющая идентифицировать человека.
Такие данные используются для заключения договоров, расчёта заработной платы, обслуживания клиентов и выполнения других бизнес-процессов. Однако их сбор и хранение требуют надлежащей организации.
Недостаточный контроль доступа, передача информации посторонним лицам или хранение документов в незащищённых местах могут создавать юридические, финансовые и репутационные риски.
Какие данные обрабатывает бизнес?
В зависимости от деятельности компании это могут быть:
- ФИО, номера телефонов и адреса электронной почты клиентов;
- паспортные и иные идентификационные сведения, когда их обработка имеет законное основание;
- кадровые документы и сведения о трудовых отношениях;
- контактные данные представителей контрагентов;
- информация, полученная при регистрации на сайте или оформлении заказа.
Как организовать обработку данных?
1. Определите цели сбора
Перед получением информации установите, для чего она нужна: оформления трудовых отношений, выполнения договора, обслуживания клиента или другой законной цели.
Не следует собирать избыточные сведения «на всякий случай». Объём данных должен соответствовать цели и применимым требованиям законодательства.
2. Проверьте правовые основания
Для разных операций могут применяться различные основания обработки персональных данных. В зависимости от ситуации необходимо проверить требования к согласию субъекта, информированию, документальному оформлению и другим условиям.
Нельзя считать, что наличие согласия автоматически решает все вопросы: могут действовать и другие обязательные требования.
3. Ограничьте доступ сотрудников
Доступ к персональным данным следует предоставлять только тем сотрудникам, которым он необходим для выполнения рабочих обязанностей.
Например, специалисту по подбору персонала могут требоваться резюме кандидатов, а сотруднику отдела продаж — контактная информация клиентов. Полный доступ ко всем кадровым и клиентским документам обычно не нужен каждому работнику.
4. Обеспечьте безопасное хранение
Используйте корпоративные системы с разграничением прав доступа. Установите правила работы с электронными файлами, бумажными документами, резервными копиями и внешними сервисами.
Отдельно проверьте, какие требования применяются к локализации, передаче и хранению персональных данных в конкретной ситуации.
5. Установите сроки хранения
Данные не следует хранить бессрочно без необходимости. При этом сроки удаления должны учитывать требования законодательства, обязательства по хранению документов и цели обработки.
Для кадровых, договорных и клиентских данных могут действовать разные правила.
1. Определите цели сбора
Перед получением информации установите, для чего она нужна: оформления трудовых отношений, выполнения договора, обслуживания клиента или другой законной цели.
Не следует собирать избыточные сведения «на всякий случай». Объём данных должен соответствовать цели и применимым требованиям законодательства.
2. Проверьте правовые основания
Для разных операций могут применяться различные основания обработки персональных данных. В зависимости от ситуации необходимо проверить требования к согласию субъекта, информированию, документальному оформлению и другим условиям.
Нельзя считать, что наличие согласия автоматически решает все вопросы: могут действовать и другие обязательные требования.
3. Ограничьте доступ сотрудников
Доступ к персональным данным следует предоставлять только тем сотрудникам, которым он необходим для выполнения рабочих обязанностей.
Например, специалисту по подбору персонала могут требоваться резюме кандидатов, а сотруднику отдела продаж — контактная информация клиентов. Полный доступ ко всем кадровым и клиентским документам обычно не нужен каждому работнику.
4. Обеспечьте безопасное хранение
Используйте корпоративные системы с разграничением прав доступа. Установите правила работы с электронными файлами, бумажными документами, резервными копиями и внешними сервисами.
Отдельно проверьте, какие требования применяются к локализации, передаче и хранению персональных данных в конкретной ситуации.
5. Установите сроки хранения
Данные не следует хранить бессрочно без необходимости. При этом сроки удаления должны учитывать требования законодательства, обязательства по хранению документов и цели обработки.
Для кадровых, договорных и клиентских данных могут действовать разные правила.
Какие ошибки допускают компании?
- Передают клиентские данные через личные аккаунты сотрудников без надлежащего контроля.
- Предоставляют слишком широкий доступ к кадровым документам.
- Не определяют цели и основания обработки информации.
- Хранят данные дольше, чем это необходимо или разрешено.
- Не устанавливают порядок действий при утечке или ошибочной отправке документов.
- Используют сторонние сервисы, не проверив условия обработки данных.
- Составлен перечень обрабатываемых персональных данных.
- Определены цели и правовые основания обработки.
- Проверены требования к информированию и согласию, когда они применимы.
- Настроены права доступа сотрудников.
- Установлены правила передачи и хранения информации.
- Определены сроки хранения и порядок удаления.
- Подготовлен порядок реагирования на инциденты.
- Проверены требования к передаче данных третьим лицам и за пределы страны.
Чек-лист перед расторжением договора
- Изучены условия договора о прекращении обязательств.
- Проверено правовое основание расторжения.
- Собраны документы, подтверждающие обстоятельства.
- Определены сроки и способ направления уведомления.
- Проверены расчёты, авансы и задолженность.
- Оценены возможные финансовые последствия.
- Сохранены подтверждения переписки и отправки документов.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли хранить данные клиентов в таблицах Excel?Это зависит от характера данных, условий хранения и применимых требований. Если используются таблицы, необходимо контролировать доступ, распространение файлов и наличие резервных копий.1
- Нужно ли получать согласие каждого клиента?Не во всех ситуациях правовое основание обработки сводится к согласию. Необходимо определить, какое основание применяется к конкретной цели и какие требования предусматривает законодательство.2
- Что делать при ошибочной отправке персональных данных?Следует оперативно ограничить дальнейшее распространение информации, зафиксировать обстоятельства инцидента и определить необходимые действия с учётом применимых правовых требований.3
Мы работаем по всему Узбекистану с 9:00 до 18:00 по местному времени.
Свяжитесь с нами
тЕЛЕФОНЫ
Социальные сети
пОЧТА
Республика Узбекистан, г. Ташкент, Мирабадский район, Улица Шахрисабз 23
аДРЕС
Google maps